Wirtualna Asystentka (VA) to skarb. Uwalnia czas, porządkuje chaos i pozwala skupić się na zarabianiu pieniędzy. Promując VA, często mówimy o supermocach – a rzadziej o granicach. A granice są!
Jeśli prowadzisz małą, rozwijającą się firmę, zastanawiasz się nad zatrudnieniem VA. Zanim to zrobisz, poznaj 4 sytuacje, w których VA nie jest rozwiązaniem. To nie jest kwestia zaufania, lecz zdrowego rozsądku biznesowego i praw fizyki!
Pamiętaj: VA działa zdalnie. Nie zastąpi człowieka, który musi fizycznie coś zrobić, trzymać narzędzie lub mieć państwowe uprawnienia.
- VA nie wypełni luki w kluczowej specjalizacji (brak rąk do pracy).
Jeśli brakuje Ci drugiego fryzjera w salonie, inżyniera w firmie budowlanej czy technika w warsztacie samochodowym – potrzebujesz pracownika z kwalifikacjami, a nie asystentki. VA może świetnie zarządzać kalendarzem i fakturami, ale nie zastąpi brakującego specjalisty generującego kluczowy przychód firmy. - Zadanie wymaga certyfikowanego podpisu lub opinii eksperckiej.
VA nie jest w stanie pójść na wizytację, wydać opinii rzeczoznawcy majątkowego, ani podpisać protokołu BHP. Te zadania wymagają państwowych uprawnień i Twojej osobistej obecności jako specjalisty. - Kontrola jakości unikalnych, ręcznie robionych produktów.
Choć VA może obsłużyć całą logistykę i sprzedaż (np. Twojego rękodzieła, ziół), nie jest w stanie fizycznie skontrolować jakości surowców, dopilnować procesu produkcyjnego czy podjąć decyzji o utylizacji nieudanej partii. Finalna odpowiedzialność za jakość unikalnego towaru pozostaje zawsze Twoja.
VA to partner biznesowy, a nie zastępstwo dla Ciebie w życiu osobistym. Nie można delegować odpowiedzialności i emocji.
- Oczekujesz zastępstwa w życiu rodzinnym.
VA nie usiądzie z chorym dzieckiem, nie pójdzie na przedstawienie do przedszkola, ani nie zastąpi Cię na zebraniu w szkole. To są nieprzekazywalne role osobiste (chociaż może przypomnieć Ci o tych wydarzeniach!). - Potrzebujesz „terapeuty” lub mentora.
Choć świetna VA może uporządkować Twój chaos, nie jest psychologiem ani mentorem biznesowym (chociaż może mieć takie kwalifikacje). Nie powinna brać na siebie odpowiedzialności za Twoje dylematy moralne czy osobiste emocje. - Chcesz uniknąć trudnej decyzji biznesowej.
VA może zebrać dane o zwolnieniu pracownika lub ogromnej inwestycji, ale podpis i odpowiedzialność za te decyzje leżą na Twoich barkach. To jest nieprzekazywalny autorytet szefa.
To jest najczęstszy błąd rozwijających się przedsiębiorców. Myślą, że zatrudnienie VA natychmiast uzdrowi ich przeładowanie obowiązkami.
- Jesteś już tak przeciążony, że nie masz 2 godzin na wdrożenie dodatkowej osoby.
To pułapka! Chcesz, by VA Cię odciążyła, ale nie masz czasu, by jej wytłumaczyć, co ma robić. Najpierw musisz zrezygnować z jednego projektu, zorganizować proces, a potem wdrożyć VA. Dopiero wtedy ruszaj dalej. - Twoje procesy są tylko w Twojej głowie i na karteczkach.
Jeśli cała wiedza o firmie jest w formie luźnych notatek i musiałbyś spędzić 5 dni na opisywaniu, co i jak robisz – współpraca będzie nieefektywna i droga. Najpierw zdigitalizuj, choćby w najprostszej formie.
W małym biznesie ludzie kupują CIEBIE. VA może wspierać sprzedaż i marketing, ale nie może zastąpić Cię tam, gdzie liczy się osobisty wizerunek.
- Oczekujesz, że VA napisze Twoje kluczowe teksty autorskie.
VA może redagować i publikować, ale nie napisze za Ciebie manifestu marki ani nie stworzy unikalnej metody pracy, którą wypracowałeś (np. Twojego autorskiego systemu uprawy ziół). To musi być Twój Głos. - Delegujesz jej zamykanie kluczowej sprzedaży.
W małej firmie najwięksi klienci chcą rozmawiać z szefem. VA może przygotować grunt i umowę, ale finalne negocjacje cenowe i „podanie ręki” muszą pozostać przy Tobie. Klient kupuje Twój autorytet. - Dajesz jej do zarządzania cały kluczowy proces (IP). Jeśli masz jedną unikalną, zastrzeżoną metodę (Twój „przepis na sukces”), która jest całym Twoim majątkiem – rozsądniej jest delegować tylko część logistyczną, a nie cały sekret biznesu.
Podsumowując, zapamiętaj:
Wirtualna Asystentka najlepiej działa w obszarach powtarzalnych, operacyjnych i logistycznych. Jeśli zadanie jest strategiczne, wymaga rąk, uprawnień lub Twojego serca – to jest to zadanie dla Ciebie.
Teraz wiesz, gdzie są granice. Możesz śmiało zatrudnić VA, uwalniając się od chaosu, a jednocześnie chroniąc to, co w Twoim rozwijającym się biznesie najcenniejsze.