Zadania, które realizuje wirtualna asystentka zasadniczo nie różnią się od zadań asystentki offline. Jednak jej system pracy jest zdecydowanie inaczej zorganizowany.

To co w końcu robi wirtualna asystentka?

W zasadzie to, co robi każda asystentka. Może umówić spotkanie, może planować kalendarz ważnych dat. Organizować dokumentację firmy. Ponadto w obecnych czasach kiedy większość biznesów przenosi się do sieci, wspiera działalność online. Pomoże w prowadzeniu kampanii marketingowych w sieci, odpisywać na wiadomości e-mail, tworzyć grafiki, banery promocyjne. Jest od tego by Cię wspierać, ale musisz najpierw jej pozwolić:

Pozwól sobie na nieogarnianie

Dobrze wiem, że wszystkiego jest za dużo, a czasu wciąż za mało?
Pracujesz w firmie, później zajmujesz się dziećmi, wykonujesz wszelkie domowe obowiązki, do tego jeszcze wciąż się dokształcasz. W między czasie umawiasz klientów i wizyty u lekarza, odpisujesz na wiadomości e-mail, segregujesz dokumenty i poprawisz makijaż.
Mogłabym wymieniać bez końca.

Dlaczego?

Sama kiedyś pracowałam na etacie, wychowywałam dzieci, zajmowałam się domem. Brakowało mi rąk do pracy i czasu.

Pozwoliłam sobie na delegowanie zadań, bo w końcu nie wszystko muszę zrobić sama, nie muszę ponosić odpowiedzialności za wszystko i wszystkich. Okazało się, że czasu mam dużo i mogę wesprzeć Twój biznes swoim doświadczeniem.

Wykorzystaj specyfikę pracy wirtualnej asystentki, by jej praca przyniosła Ci same korzyści:

element specyfikacji nr 1: pracuje gdzie chce

I nie ma to wpływu na jej wydajność.


Miejsce pracy uzależnione jest jedynie od dostępu do internetu, czy to będzie jej własny dom, wynajmowane biuro, duże miasto, czy Leśniczówka na krańcu Polski. Większość dokumentów, materiałów reklamowych, zestawień otrzymasz pocztą e-mail lub za pomocą komunikatora. Moje biuro mieści się w kuchni. Czy to wpływa na jak na jakość mojej pracy?

element specyfikacji nr 2: pracuje kiedy zachodzi potrzeba

i nie musisz płacić za okresy kiedy nie ma zleceń

W zależności od projektu lub powierzonych zadań może pracować w ciągu dnia lub wieczorem, bo w rzeczywistości liczy się tylko wykonanie zadania. Nie ma znaczenia czy to będzie wystawianie faktur twoim klientom, tworzenie serii grafik reklamowych czy oferty sprzedażowej, istotne jest by zadanie było wykonane terminowo. Wirtualna asystentka liczy dokładny czas, w którym rzeczywiście pracuje – kiedy robię przerwę na kawę lub obiad zatrzymuje licznik czasu.

element specyfikacji nr 3 pracuje dla kogo chce

I to może nie być dobra wiadomość

trudno zmusić się do pracy z firmą, która nie jest zgodna z zasadami jakie wyznaje wirtualna asystentka. Zasady mogą być różne, poczynając od preferencji żywieniowych, po styl życia grupy docelowej firmy. Osobiście dla mnie byłoby trudno nawiązać współpracę z firmą, która ma lekceważące podejście kobiet, dzieci czy zwierząt. Nie podejmę współpracy z firmą, która produkuje żywność vege, ale stosuje chemiczne opryski przeciw „szkodnikom”.

element specyfikacji nr 4 wirtualna asystentka jest elastyczna

w swojej pracy potrafi się dostosować do tempa w jakim pracujesz.

Bez problemu wystawi fakturę, umówi wizytę do lekarza, znajdzie drukarnię prospektów lub wizytówek, napiszę serię wpisów do social media. Dotyczy też to czasu pracy. Jeżeli potrzebujesz jej wsparcia w godzinach porannych, będzie pracować rano…
Chociaż coraz części spotyka się asystentki wyspecjalizowane w wąskiej dziedzinie na przykład: zajmujące się obsługą sprzedaży w sklepie internetowym.

element specyfikacji 5 zdalna asystentka ma niezbędne sprzęt i narzędzia

Wydawać się może że do pracy zdalnej wystarczy telefon i komputer.

W rzeczywistości tak nie jest, oba te sprzęty są podstawowe i niezbędne, ale potrzeba dużo więcej. Głównie programy do wykonywania zleconych zadań: programy do fakturowania, obróbki grafiki, edycji dokumentów, wysyłki wielokrotnych wiadomości e-mail. To także wstępnie opracowane dokumenty na przykład: szalony umów rozliczeń finansowych, czy szablony wiadomości e-mail. To wszystko może wydawać się mało istotne, ale gdybyś musiała płacić indywidualnie za każdą licencję programu, za każdy opracowany dokument nazbierała by się pokaźna kwota.

Te elementy specyfikacji pokazują, że współpraca z Wirtualną asystentką ma zdecydowanie inny charakter niż zatrudnienie etatowego pracownika. Opiera się na relacji partnerskiej, gdy obie strony osiągają wymierne korzyści. Dlatego ważne jest abyś znalazła asystentkę o zasadach które sama wyznajesz.

Kiedy warto nawiązać współpracę z wirtualną asystentką?

Kiedy tylko chcesz lub potrzebujesz.

Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej satysfakcji przy współpracy z wirtualną asystentką osiągniesz kiedy masz opracowaną szczegółową strategię rozwoju swojej firmy.

Wiesz kim są klienci i znasz ich preferencje. Zbadałaś jakimi ścieżkami do nich dotrzeć i jakim stylem komunikacji przyciągnąć ich uwagę.

Możesz zdecydować się na wcześniejszą współpracę, ale powinnaś mieć świadomość, że w początkowej fazie biznesu jest to dość kosztowna usługa. Rozważ wszystkie plusy i minusy współpracy.

Wady i zalety zatrudnienia wirtualnej asystentki.

Możesz zdecydować się na wcześniejszą współpracę, ale powinnaś mieć świadomość, że w początkowej fazie biznesu jest to dość kosztowna usługa. Rozważ wszystkie plusy i minusy współpracy.

  • delegujesz monotonne zadania
  • masz więcej czasu na rozwój biznesu
  • rozliczasz się za wykonaną pracę
  • nie generujesz dodatkowych kosztów (ZUS podatek itp)
  • mniej stresu związanego z deadline
  • ponosisz koszty wynagrodzenia
  • trudno przyzwyczaić się, że zadania wykonane są inaczej niż dotychczas
  • masz mniejszą kontrolę nad pracą asystentki

Deleguj monotonne zadania

Mam na myśli zadania, które polegają na kopiuj, wklej i trzeba je wykonać. Są to różnego rodzaju formularze, dokumenty. Praca, która nie wymaga praktycznie żadnych umiejętności tylko ogromnej masy cierpliwości.

Więcej czasu dla Ciebie

Chyba jest oczywiste, że kiedy nie musisz przez klika godzin tworzyć dokumentacji zyskujesz czas na bardziej strategiczne działania lub relaks.

Rozliczenie za wykonaną pracę

Przygotowanie serii grafik lub banerów reklamowych to konkretna praca więc nie ma sensu płacić za czas nieproduktywny – dojazd do biura, czas na przerwę.

Brak dodatkowych kosztów

Pracownik zatrudniony nawet na część etatu generuje dodatkowe koszty w postaci ubezpieczenia czy podatku dochodowego. W przypadku pracy zadaniowej, wykonania konkretnego dzieła nie generujesz dodatkowych kosztów.

Deadline to zmora nie tylko pracowników etatowych

Kiedy wiesz, że możesz liczyć na wsparcie, zyskujesz spokój. Żadna kampania reklamowa nie będzie Ci straszna.

Oczywiście to nie wszystko co powinnaś wiedzieć pracy z wirtualną asystentką, jeżeli potrzebujesz indywidualnej rozmowy napisz na adres: kotakt@iwonaborys.pl i umów się na rozmowę. To nic nie kosztuje.

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.